نحوه ملاقات با گروه جدید به بهترین شکل ممکن

به عنوان یک مدیر ، اولین ملاقات با یک گروه جدید می تواند اعصاب خرد کننده باشد. شما می خواهید مطمئن شوید که جلسه بدون مشکل پیش می رود و رهبری شما تثبیت شده است ، اما باید این کار را بدون از بین بردن فرهنگ و پویایی گروه یا بدون زیر پا گذاشتن دستاوردهای آنها انجام دهید.

ریاضت بیش از حد می تواند فاجعه بار باشد ، اما فقدان اختیارات به همان اندازه ناکارآمد و مضر است. با این حال ، وقتی جلسه مقدماتی غیررسمی به خوبی مدیریت می شود ، می تواند فرصت خوبی برای شناختن گروه ، ایجاد اعتماد بین اعضا و ایجاد فضای احترام متقابل باشد.

این مقاله به شما کمک می کند تا برای اولین ملاقات خود با گروه خود آماده شوید. این پنج مرحله را دنبال کنید تا یک جلسه مقدماتی خوب داشته باشید.

۱. درباره‌ی گروه جدیدتان تحقیق کنید

اگر شرکت شما دارای اینترانت (شبکه کارکنان) با مشخصات کارکنان است ، در مورد مهارت های حرفه ای گروه ، اطلاعات آنها و سایر اطلاعاتی که می توانید از طریق آن بدست آورید ؛ خواندن. این کار به گروه شما نشان می دهد که برای آنها آنقدر ارزش قائل هستید که قبل از جلسه برای آشنایی بیشتر با اعضا وقت می گذارید. اگر نمی توانید این اطلاعات را در شبکه داخلی پیدا کنید ، با بخش منابع انسانی صحبت کنید ، آنها ممکن است عکس ها و اطلاعاتی در مورد سابقه اعضای جدید گروه داشته باشند.

با استفاده از این داده ها چهره ها ، حروف و شهرهایی را که مردم از آنجا آمده اند به خاطر بسپارید. اگر در به خاطر سپردن نام افراد مشکل دارید ، از حالت چهره استفاده کنید. در این روش ، شما باید بین هر نام و یک ویژگی منحصر به فرد رابطه ایجاد کنید. بیاموزید که چگونه حروف را به درستی تلفظ کنید.

در صورت امکان ، قبل از اینکه به طور رسمی موقعیت جدید خود را تصدی کنید ، با رئیس خود و همچنین رهبر سابق تیم ، یک مکالمه غیر رسمی و رو در رو داشته باشید و اطلاعاتی در مورد نقاط ضعف و قوت افراد ، مسائل رفتاری در گروه یا هر گونه ناسازگاری داشته باشید. شما باید آگاه باشید بدست آوردن.

اگر قصد دارید در گروهی با فرهنگ ملی و مذهبی متفاوت کار کنید ، باید به هرگونه تفاوت که برخورد کنید حساس باشید. توسعه هوش فرهنگی شما به شما یک پایه بسیار قوی برای کار در محیط کار چند فرهنگی می دهد که شامل مشاهده ، همدلی و دقت در درک افراد و موقعیت ها است.

هنگام آماده شدن برای ملاقات با گروه خود ، فرهنگ سازمانی گسترده تر سازمان خود را در نظر داشته باشید ، خواه رسمی باشد و فرایند ارتباطات و تصمیم گیری مشخص داشته باشد یا غیر رسمی. این به شما کمک می کند تا در جلسه مقدماتی به درستی رفتار کرده و ارتباط مثر برقرار کنید. در صورت امکان ، با مدیر گروه سابق در مورد رویکرد وی در مورد فرهنگ سازمانی صحبت کنید تا بدانید احتمالاً قبل از شرکت در جلسه با چه باورها و رفتارهایی روبرو خواهید شد.

نکته:

ممکن است اعضای جدید گروه قبلاً با شما کار کرده باشند. مدیریت همکاران سابق ممکن است دشوار باشد و برای این که این کار را به طور مثر انجام دهید ، باید روابط کاری خود را دوباره برقرار کنید. اما این کار باید جدا از این جلسه مقدماتی انجام شود ، تا مسائلی که ممکن است بوجود آید مبهم نشود. با این حال ، برای هر مشکلی که ممکن است پیش بیاید آماده باشید.

۲. آماده‌سازی فضای جلسه

اگر یک جلسه شخصی است ، یک فضای مناسب مانند اتاق جلسات را انتخاب کنید. صندلی ها ، دما و نورپردازی را امتحان کنید تا اتاق تا حد امکان راحت باشد. این به کاهش استرس و بهبود ارتباط کمک می کند.

اگر ملاقات شما حضوری نیست ، چند مساله دیگر را نیز باید در نظر بگیرید. علیرغم این واقعیت که ارتباطات مجازی روز به روز گسترده تر می شود. اما سازماندهی جلسات آنلاین هنوز زمان بر است و اغلب شامل مسائل فنی است. مطمئناً هنگام صحبت با دوستی که دور از شما زندگی می کند ، ارتباط صوتی یا تصویری شما قطع شده است. برخورد کرده اید.

۳. کوتاه و غیررسمی‌اش کنید

قبل از جلسه ، به گروه خود اطلاع دهید که این یک جلسه مقدماتی غیررسمی و کوتاه خواهد بود و هیچ دستور جلسه ای وجود نخواهد داشت.

در اتاق جلسه ، ابتدا کمی درباره خودتان توضیح دهید. از داستان سرایی برای کسب و کار برای انتقال ارزشها و آنچه در تلاش برای دستیابی به آن هستید استفاده کنید. در این مرحله ، نباید زیاد در برنامه های خود وارد شوید. این می تواند بعداً در جلسات رسمی تر مورد بحث قرار گیرد.

خیلی ساده توضیح دهید که شما ملاقاتهای رو در رو با هر یک از اعضای گروه ترتیب می دهید تا آنها را بهتر بشناسید و دریابید که چگونه می توانید از آنها حمایت کنید. به آنها بگویید که بعد از این ملاقات های فردی ، شما جلسات رسمی را برای کل گروه ترتیب می دهید.

همچنین روشن کنید که 90 روز اول را صرف آشنایی با گروه و ایجاد اصول کلی و ساختار وظایف خواهید کرد. اعلام کنید که احتمالاً تغییراتی ایجاد خواهید کرد ، اما اقدامی نخواهید کرد مگر اینکه بدانید چه چیزی خوب کار می کند و چه چیزی نه.

توصیه معمول برای مدیران این است که به محض اینکه در موقعیت جدیدی قرار گرفتند به دنبال “پیروزی سریع” باشند. تمام تلاش خود را بکنید تا به دنبال فرصت هایی برای بهبود باشید و در عین حال سعی کنید بدون ایجاد تغییرات جامع در سیستم ها یا فرایندهای قبلی ، این کار را انجام دهید. ممکن است سالها طول بکشد تا افراد را به جای آنها قرار دهید تا آنها به خوبی کار کنند.

بقیه جلسه را به آشنایی بیشتر با گروه جدید خود اختصاص دهید. به افراد فرصت دهید تا سالات خود را مطرح کنند. اگر آنها علاقه مند هستند که در مورد سابقه شما اطلاعات بیشتری کسب کنند ، از شما در مورد آن سوال خواهند کرد. به سوالات به طور کامل پاسخ دهید ، اما به جای تأکید بر موفقیت خود ، سعی کنید فروتن باشید و بحث را به سمت اهداف مشترک خود هدایت کنید.

انتظار می رود گروه شما این سه پیام را از شما دریافت کند:

• خوشحالم که اینجا هستم و به کاری که انجام داده اید احترام می گذارم.
• مطمئن باشید من قصد ایجاد استرس یا سختی در زندگی شما را ندارم.
• من اینجا هستم تا شما را در اولویت قرار دهم و شما را قادر سازم تا بهترین کار خود را انجام دهید.

نکته:

طبیعی است که بخواهید با افرادی که به تازگی ملاقات کرده اید راحت باشید ، اما مراقب باشید در این کار زیاده روی نکنید و قول دهید کاری را که نمی توانید انجام دهید انجام ندهید. این به شما کمک می کند اخلاق و اعتبار خود را از ابتدا نشان دهید.

این مطلب ادامه دارد …. .