امروزه ما گزینه های ارتباطی زیادی از جمله تلفن ، فکس ، ایمیل ، پیامک ، شبکه های اجتماعی و غیره داریم. و گاهی اوقات به نظر می رسد که جلسات سنتی رو در رو در حال برچیدن است.
آیا با سناریوی زیر آشنا نیستید؟
بابک مدیر فروش است و در سفر کاری است. او به معاون خود سیمین پیام می دهد و می گوید: اتفاق مهمی افتاده است. ما باید حرف بزنیم. آیا فردا ظهر خوب است؟
سیمین پاسخ می دهد: خوب ، ساعت 12
سیمین بلافاصله چنین پیامکی را برای برخی از دوستان خود در بخش ارسال می کند: من فقط یک پیام دریافت کردم. اتفاق مهمی افتاده است. شرط می بندم که ما با سامسونگ قرارداد امضا کردیم. فردا بعد از صحبت با او به شما اطلاع می دهم.
در همین حال ، بابک به محسن ، مدیر منابع انسانی پیام داده است: ما کل قرارداد سامسونگ را از دست داده ایم. برگه های خاتمه را تهیه کنید. ما باید در مورد سازماندهی مجدد بخش صحبت کنیم.
محسن به سیمین ایمیلی می فرستد: آیا می توانید گزارشی مختصر از داده های عملکرد کارکنان تهیه کنید؟ من می دانم که گزارش رسمی روز چهارشنبه منتشر می شود ، اما بسیار خوب است اگر بتوانید کل فروش کل امسال را جمع کنید و میزان فروش را به صورت ماهانه به ازای هر فروشنده تقسیم کنید و سپس فرمول بازگشت سرمایه را برای کارکنان پشتیبانی اعمال کنید. همچنین می خواهم بدانم آیا تغییرات قابل توجهی در شرح شغل یا تغییر در وضعیت کارکنان معلق ایجاد شده است که باید از آنها مطلع باشم. می دانم سر شما مشغول است ، اما لطفاً این را در اولویت قرار دهید.
سیمین همه چیز را رها می کند و یک ایمیل به کل بخش می فرستد: در ملاقات با سامسونگ اتفاق مهمی افتاد. محسن می خواهد داده های عملکرد به روز و هرگونه تغییر در توصیفات یا موقعیت های شغلی ایجاد شود. آیا می توانید آخرین اطلاعات خود را در اسرع وقت برای من ارسال کنید؟ آخرین باری که این نوع اطلاعات را جمع آوری کردم ، آنها چک پاداش را آماده می کردند ، هر چیزی که فکر می کنید مربوط به عملکرد شما در این دوره است را برای من ارسال کنید.
فکر می کنید بعد از این که بابک فرصتی برای گفتگوی حضوری با سیمین پیدا کرد ، نتیجه این وضعیت چه خواهد بود؟
سهولت ارتباط فوری می تواند منجر به سوء تفاهم و سردرگمی زیادی شود که می تواند منجر به شایعات نادرست ، احساسات آسیب دیده و حتی سوء ظن شود. عجله برای به اشتراک گذاری و عمل به اطلاعات ، نیاز به گردهم آوردن اعضای گروه و انتقال اطلاعات پیچیده و مهم به افراد را نادیده می گیرد.
جلسات منظم با اعضای گروه برای جلوگیری از سردرگمی ناشی از مکالمات شکسته مانند مثال بالا مفید خواهد بود. این جلسه جلسه نامیده می شود و به شما امکان می دهد به طور همزمان در مورد سیاست ها ، پروژه ها ، اولویت ها و مسائل مربوط به کارکنان گروه و سازمان به روز رسانی کلیدی ارائه دهید.
در یک جلسه گروهی ، افراد این فرصت را دارند که س questionsالات خود را مطرح کنند ، درک خود را به وضوح بیان کنند و واکنش و بازخورد فوری خود را بیان کنند.
ویژگی‌ها و مزایای جلسات گروهی
ویژگیهای اصلی جلسات گروه به شرح زیر است:
- این کار رو در رو و با یک گروه کوچک انجام می شود ، نه با کل واحد تجاری.
- مدیر گروه جلسه را سازماندهی کرده و اطلاعات ارائه می دهد.
- جلسات کوتاه هستند ، معمولاً 30 دقیقه یا کمتر.
- از این سوال استقبال می شود.
چه ارتباطات از بالا به پایین ، چه از پایین به بالا و چه جانبی باشد ، تیم شما باید از آنچه در اطراف و اطراف آنها اتفاق می افتد آگاه باشد. به اشتراک گذاری منظم اطلاعات مزایای زیادی دارد:
- اعضای تیم می دانند که سازمان می خواهد به چه چیزی برسد ، بنابراین به احتمال زیاد برای رسیدن به آن تلاش می کنند.
- گروه می داند که هر یک از اعضا روی چه چیزی کار می کند ، بنابراین آنها می دانند چگونه وظایف را اولویت بندی و تعیین کنند.
- به ویژه در مورد گروه های دور ، اعضا یکدیگر را بهتر می شناسند ، به این معنی که آنها با یکدیگر م effectivelyثرتر کار می کنند.
- اعضای تیم موانع موجود بر سر راه آنها را درک می کنند ، بنابراین آنها فرصتی برای یافتن راه حلی و آماده شدن برای تغییر دارند.
- مدیر گروه به طور منظم ارتباط برقرار می کند تا اطمینان حاصل کند که آنچه باید انجام شود در حال انجام است.
- رهبر گروه نقش خود را تقویت می کند و در نتیجه اعتماد ، همکاری و تعهد ایجاد می کند.
شیوه‌ی گزارش‌دهی به گروه
مرحله‌ی ۱: از یک فرآیند پیروی کنید
مردم باید بدانند که از یک جلسه گروهی چه انتظاری دارند. علاوه بر این ، سازمان باید از این روند حمایت کند.
- اطمینان حاصل کنید که خود گزارشگران به طور مرتب گزارش می شوند. به عبارت دیگر ، اطمینان حاصل کنید که رهبران از آنچه در سطوح مختلف و در گروه های مختلف در سراسر سازمان می گذرد آگاه هستند.
- روش صحیح جلسه گروه را آموزش دهید.
- ناظران و مدیرانی را که به طور منظم ملاقات می کنند ، شناسایی و پاداش دهید.
مرحله‌ی ۲: قواعد بنیادی وضع کنید
به محیطی که می خواهید در این جلسات ایجاد کنید فکر کنید. اعضای گروه برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات گرد هم می آیند و شما از آنها می خواهید که از فرصت برای پرسیدن سوالات و بیان دیدگاه های خود استفاده کنند. این دستورالعمل ها را دنبال کنید:
- جلسات منظم را برنامه ریزی کنید.
- اطمینان حاصل کنید که هیچ کس از گزارش خارج نمی شود. اگر برخی از افراد نمی توانند شخصاً شرکت کنند ، راهی برای مشارکت آنها پیدا کنید.
- بر اهمیت صراحت ، صداقت و مودب بودن تأکید کنید.
- فقط در مورد موضوع مربوطه بحث کنید و اجازه ندهید تمرکز جلسه از بین برود.
مرحله‌ی ۳: اهداف خود را مشخص کنید
شما زمان کمی برای انتقال اطلاعات دارید ، بنابراین باید در مورد آنچه باید انجام شود شفاف باشید. این سوالات را از خود بپرسید تا بتوانید پیام و هدف جلسه را روشن کنید:
- پیام کلیدی که باید منتقل شود و مورد بحث قرار گیرد چیست؟
- گروه در حال حاضر چه می داند؟
- گروه باید چه اطلاعات پیش زمینه ای را بداند؟
- انتظار دارید گروه و در نتیجه اعضای آن چه کنند؟
- چقدر باید راهنمایی کنید؟
- چه زمانی باید این اقدامات انجام شود؟
- چگونه اعضای گروه متوجه می شوند که موفق شده اند؟
- چه اقداماتی از جلسه قبل باید در نظر گرفته شود؟
- آیا شرکت کنندگان باید قبل از جلسه برای جلسه توجیهی آماده شوند؟
این مطلب ادامه دارد … .
