آیا تا به حال به نحوه شروع سخنرانی در جلسات فکر کرده اید؟ اگر جلسه را از ابتدا به دلیل ورود دیر هنگام شروع کنید ، نشان می دهد که شرکت کنندگان در جلسه می توانند شما را کنترل کنند. از کنترل خود خارج شوید. اگر شما تنها سخنران جلسه هستید ، شرکت کنندگان فکر می کنند به رادیو گوش می دهند! اگر می خواهید یک جلسه مفید داشته باشید ، باید درست شروع کنید. شروع یک جلسه خوب مانند اولین قطعه در ارکستر است. لحن ارکستر موضوعات اصلی و آنچه در انتظار شماست را معرفی می کند. برای آگاهی از نحوه شروع کنفرانس ، این مقاله را بخوانید.
۱. هدف جلسه را مشخص کنید
جالب است بدانید که بسیاری از جلسات به طول می انجامد ، بدون اینکه کسی حتی بداند مشکل اصلی چیست. بنابراین هدف جلسه را در دستور کار قرار دهید و در ابتدای جلسه آن را به خاطر بسپارید. بین جلسات طوفان فکری و جلسات تصمیم گیری تمایز قائل شوید. جلسات استراتژی های بلند مدت را از جلسات اهداف و مسئولیت های کوتاه مدت جدا کنید. در ابتدا به موضوع جلسه اشاره کنید. به عنوان مثال ، بگویید: “این جلسه درباره ظرفیت تولید ماهانه است. امروز می خواهیم در تجارت کار کنیم.” مسائل تاکتیکی در جلسه بررسی عملکرد روز چهارشنبه مورد بحث قرار می گیرد. “
۲. هدف هرکدام از موارد دستورکار را مشخص کنید
اگرچه انواع موضوعات دستور جلسه باید برای همه جلسات یکسان باشد ، اما هر کدام مراحل جداگانه و بحث های متفاوتی دارند. هدف هر موضوع دستور کار را از قبل مشخص کنید. اگر هدف شما ایجاد ایده است ، می توانید با تعریف آن هدف ، بحث را تسهیل کنید. اگر می خواهید تفکر خلاق را پرورش دهید ، اجازه ندهید اعضای بیش از حد عملگرا بلافاصله جلسه را مدیریت کنند. در عوض ، اگر مورد دستور کار نیاز به تصمیم دارد ، معیارهای تصمیم را به وضوح بیان کنید. مشخص کنید که آیا همه می توانند رای دهند یا تصمیم توسط یک نفر گرفته شده است و بقیه فقط می توانند پیشنهادات خود را ارائه دهند.
می توانید بگویید: “این تصمیم به عهده آقای امینی است ، لطفا اطلاعات و پیشنهادات خود را به او بدهید تا او در این باره تصمیم گیری کند.”
۳. از افراد بخواهید پیشنهادهایشان را محدود کنند
راه دیگر برای شروع سخنرانی در جلسات این است که به مردم بگویید چقدر انتظار دارید که آنها در بحث ها شرکت کنند. می توانید در مورد تحقیقات انجام شده در MIT صحبت کنید. این مطالعه نشان داد که هوش جمعی تیم را می توان از سطح مشارکت اعضای تیم پیش بینی کرد.از مردم بخواهید مشارکت خود را در بحث سازماندهی کنند تا همه از فرصت برابر برای صحبت برخوردار شوند. از شرکت کنندگان بخواهید نه تنها با یکدیگر موافقت کنند ، بلکه نظرات مخالف یا مخالف خود را نیز بیان کنند. می توانید بگویید: “من به دنبال دیدگاه های مختلف و ایده های جدید هستم.” بنابراین اگر همه در یک مورد به توافق برسند ، این بحث را به پایان می بریم. “
۴. قوانین اصلی را دوباره توضیح بدهید
قوانین اساسی را بنویسید و در ابتدای جلسه به همه یادآوری کنید که آنها را رعایت کنند. اغلب اتفاق می افتد که تیم ها برای نوشتن قوانین وقت می گذارند ، اما در جلسات بعدی آنها را فراموش می کنند. البته این کار را زیاد تکرار نکنید. یکی از قوانینی را انتخاب کنید که فکر می کنید برای جلسه امروز ضروری است. برای مثال بگویید: “من می دانم که ما امروز می خواهیم در مورد موضوعات حساس صحبت کنیم.” بنابراین همه ما باید سعی کنیم جلسه را با دید مثبت آغاز کنیم. “
۵. از پرخاشگری منفعلانه جلوگیری کنید
یکی از دلایلی که همه از جلسات متنفر هستند این است که جلسات اغلب بسیار طولانی هستند و در عین حال مشکلات اصلی شرکت را برطرف نمی کنند. بسیاری از تیم ها از “قبل از جلسه” و “بعد از جلسه” برای بحث در مورد مشکلات آزاردهنده و ناخوشایند استفاده می کنند. این باعث می شود که خود جلسه اتلاف وقت باشد.
از همه بخواهید مسائل را در طول جلسه مطرح کنند ، نه بعد از جلسه ، تا بتوانید از تجاوز منفعل جلوگیری کنید. البته این روش همیشه جواب نمی دهد. اما بهتر است در طول جلسات بحث ها و نظرسنجی های سخت و چالش برانگیز از همه داشته باشید تا اینکه در راهروها در مورد آنها بحث کنید.
۶. درمورد برگزاری میزگرد تصمیم بگیرید
اگر به موضوع میز گرد فکر نمی کنید ، از آن غفلت کرده اید. منظور من از دور تا دور ، جلسه ای است که در آن همه اعضا درباره وضعیت خود صحبت می کنند. میزهای گرد اغلب وقت گیر ، کم ارزش هستند و بستری را فراهم می آورند که اعضای تیم محروم بتوانند خود را در شرکت تثبیت کنند. اگر در صفحه خود برای شما این اتفاق می افتد ، بهتر است شیوه کار خود را تغییر دهید. مدیریت پنل برای رسیدگی به مسائل مربوط به دستور کار. فقط باید با کمک هایی که به دیگران می کنید تبعیض آمیزتر عمل کنید. به عنوان مثال بگویید: “این جلسه استراتژی فصلی ما است ، بنابراین موضوع میزگرد امروز به احتمال زیاد شما را می ترساند یا هیجان زده می کند.”
احتمالاً شما در جلسات زیادی شرکت می کنید که اکثر آنها “بد” هستند. بیشتر اوقات ، در دو دقیقه اول جلسه ، می توانید تشخیص دهید که جلسه اتلاف وقت خواهد بود یا خیر. اگر شما در حال مدیریت یک جلسه هستید ، بهتر است روی یک موضوع خاص تمرکز کنید ، افکار مختلف را در نظر بگیرید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید. با این کار نه تنها شهرت خوبی در محل کار خواهید داشت ، بلکه اکثر کارهای خود را نیز به پایان خواهید رساند.
